Deux lois, deux types de demande
Les demandeurs appellent souvent la copie de leur dossier les « notes du SMGC ». On la demande à la Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) d’IRCC. La Loi sur la protection des renseignements personnels permet aux citoyens canadiens, aux résidents permanents et aux étrangers, où qu’ils soient, de demander leurs propres renseignements. La Loi sur l’accès à l’information donne ce droit aux citoyens, aux résidents permanents et aux personnes ou sociétés présentes au Canada. Pour votre propre dossier, c’est généralement la première loi qui s’applique.
Frais
IRCC précise qu’une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels est gratuite. Chaque demande en vertu de la Loi sur l’accès à l’information exige des frais de 5,00 $. En ligne, le paiement se fait uniquement par carte de crédit ; par chèque ou mandat, à l’ordre du receveur général du Canada, la demande doit être envoyée par la poste.
Comment présenter la demande
Les demandes électroniques doivent passer par l’outil de demande d’AIPRP en ligne, qui les transmet à la Division de l’AIPRP d’IRCC. Sur papier, utilisez le formulaire d’IRCC (IMM 5563) ou une lettre précisant la loi invoquée et donnant assez de détails pour trouver les documents : nom complet, date de naissance, numéro de demande ou d’identification client. Envoyez-la à la Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels, Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada, Ottawa (Ontario) K1A 1L1.
Demandes faites pour une autre personne
Pour les documents d’une autre personne, joignez le formulaire de consentement IMM 5744 signé par chaque personne au dossier : IRCC indique que cela vise chaque personne de 16 ans ou plus pour la Loi sur la protection des renseignements personnels, et de plus de 18 ans pour la Loi sur l’accès à l’information. En vertu de cette dernière, un représentant peut présenter une demande pour un client qui n’est ni citoyen, ni résident permanent, ni au Canada, avec son consentement.
Délai et suivi
Le délai légal de réponse est de 30 jours civils. En vertu de la Loi sur l’accès à l’information, IRCC peut le prolonger pour un grand nombre de documents, des consultations externes ou un avis à un tiers ; en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, d’au plus 30 jours supplémentaires. IRCC avertit qu’un volume élevé peut nuire à ces délais. Notez le numéro de demande, la date d’envoi et la date 30 jours plus tard. À la réception, comparez les dates des documents avec votre chronologie plutôt que de lire une entrée isolée. La demande AIPRP est distincte de votre demande d’immigration.
Questions fréquentes
Puis-je demander mon dossier si j’habite hors du Canada ?
Oui, pour vos propres renseignements personnels. IRCC précise que la Loi sur la protection des renseignements personnels vise les étrangers, où qu’ils se trouvent.
Combien cela coûte-t-il ?
Une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels est gratuite. Une demande d’accès à l’information coûte 5,00 $.
Combien de temps faut-il pour obtenir une réponse ?
Le délai légal est de 30 jours civils, prolongeable dans les cas prévus par chaque loi. IRCC indique qu’un volume élevé peut nuire aux délais.
Sources officielles
- https://ircc.canada.ca/english/helpcentre/answer.asp?qnum=463&top=1
- https://ircc.canada.ca/english/helpcentre/answer.asp?qnum=461&top=1
- https://www.canada.ca/en/immigration-refugees-citizenship/corporate/transparency/access-information-privacy/request-privacy-act.html
- https://www.canada.ca/en/immigration-refugees-citizenship/corporate/transparency/access-information-privacy/requests-information-act.html
- https://www.canada.ca/en/immigration-refugees-citizenship/corporate/transparency/access-information-privacy/timeframe.html
- https://www.canada.ca/en/immigration-refugees-citizenship/corporate/transparency/access-information-privacy/forms/request-5744.html