兩條法律、兩種申請
申請人常把檔案副本稱為「GCMS 筆記」，要向 IRCC 的資訊查閱及私隱（ATIP）部門索取。《私隱法》讓加拿大公民、永久居民及外國人（不論身在何處）有權索取自己的個人資料。《資訊查閱法》則只給予加拿大公民、永久居民及身在加拿大的個人或公司。索取自己的檔案，一般適用《私隱法》。
費用
IRCC 表示根據《私隱法》提出的申請不收費。根據《資訊查閱法》提出的每宗申請須繳 5.00 加元申請費。網上只接受信用卡付款；如以支票或匯票付款（抬頭 Receiver General for Canada），必須以平郵寄出申請。
如何遞交
電子申請必須經 ATIP 網上申請工具（ATIP Online Request）遞交，系統會把申請送交 IRCC 的 ATIP 部門。紙本申請可使用 IRCC 表格 IMM 5563 或信件，只要寫明根據哪條法律，並提供足夠資料讓職員找到紀錄，例如全名、出生日期、申請編號或客戶編號。寄往：Access to Information and Privacy Division, Immigration, Refugees and Citizenship Canada, Ottawa, Ontario K1A 1L1。
代他人申請
如索取他人的紀錄，須附上檔案內每位相關人士簽署的同意書 IMM 5744：IRCC 表示《私隱法》申請適用於 16 歲或以上的每位人士，《資訊查閱法》申請則適用於 18 歲以上人士。根據《資訊查閱法》，代表人可在客戶同意下，為不是公民、不是永久居民亦不在加拿大的客戶提出申請。
時限與記錄
法定回覆時限為 30 個曆日。根據《資訊查閱法》，如紀錄數量龐大、需外部諮詢或須通知第三方，IRCC 可延長時限；根據《私隱法》，最多再延長 30 日。IRCC 提醒申請量大增可能影響時限。請記下申請編號、遞交日期及 30 天後的日期。收到紀錄後，把其中日期與你的時間線對照，不要斷章取義地解讀單一條目。ATIP 申請與你的移民申請是分開處理的。
常見問題
人在加拿大境外可以索取自己的檔案嗎？
可以，限於你自己的個人資料。IRCC 表示《私隱法》涵蓋外國人，不論身在何處。
費用是多少？
《私隱法》申請不收費，《資訊查閱法》申請費用為 5.00 加元。
多久會有回覆？
法定時限為 30 個曆日，在各法律容許的情況下可延長。IRCC 提醒申請量大可能影響時限。
官方來源
- https://ircc.canada.ca/english/helpcentre/answer.asp?qnum=463&top=1
- https://ircc.canada.ca/english/helpcentre/answer.asp?qnum=461&top=1
- https://www.canada.ca/en/immigration-refugees-citizenship/corporate/transparency/access-information-privacy/request-privacy-act.html
- https://www.canada.ca/en/immigration-refugees-citizenship/corporate/transparency/access-information-privacy/requests-information-act.html
- https://www.canada.ca/en/immigration-refugees-citizenship/corporate/transparency/access-information-privacy/timeframe.html
- https://www.canada.ca/en/immigration-refugees-citizenship/corporate/transparency/access-information-privacy/forms/request-5744.html